Mail Merge Toolkit ist ein Add-In für Microsoft® Office, das die Möglichkeiten zur Erstellung von Serienbriefen in Microsoft® Outlook®, Microsoft® Word und Microsoft® Publisher erweitert. Es ermöglicht folgende Aktionen:
Leistungen
- Einfügen von Datenfeldern in die Betreffzeile der Nachricht, so dass nicht nur der Inhalt der Nachricht, sondern auch die Betreffzeile personalisiert werden kann;
- Eine oder mehrere Dateien an die Nachricht einzufügen;
- HTML- und RTF-Nachrichten aus Microsoft® Word und Microsoft® Outlook® so zu versenden, dass sie vom Sicherheitssystem nicht erfasst werden und alle Links gültig bleiben (einige Probleme mit Internet-Links wurden bereits mit Office XP Service Pack 2 behoben, jedoch nicht alle);
- Versenden Sie Serienbriefe in den Formaten PDF, HTML, RTF und GIF direkt aus Microsoft® Publisher an mehrere Empfänger;
- Beim Versenden von GIF-Nachrichten an mehrere Empfänger direkt aus Microsoft Publisher werden den Grafiken HTML-Links zugeordnet. So können Sie sicher sein, dass der Empfänger Ihre GIF-Nachrichten mit jedem E-Mail-Programm lesen kann.
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Senden Sie individuelle Anhänge mit Ihrem Versand
Das Mail Merge Toolkit ermöglicht den Versand von E-Mails mit individuellen Anhängen. Dazu ist es ausreichend, in einer Spalte der Datenquelle (beispielsweise einer Excel-Tabelle, CSV-Datei oder Datenbank) den Pfad zur gewünschten Datei anzugeben und im entsprechenden Dialogfenster des Mail Merge Toolkits den Namen dieses Datenfeldes einzugeben.
Beipiel-Video: Serienmails mit Outlook und unterschiedlichen Anhängen
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Senden Sie personalisierte PDF-Dateien
Der in Microsoft Word integrierte Standard-Seriendruck ermöglicht die Personalisierung von HTML-E-Mails. In der Praxis kann es jedoch zu Schwierigkeiten kommen, wenn die E-Mail als PDF-Anhang versendet werden muss. Die Verwendung des Mail Merge Toolkits stellt die einzige Möglichkeit zur Versendung personalisierter PDF-Anhänge dar. Es genügt, das E-Mail-Format auf „PDF-Anhang“ zu ändern und den Text einzufügen, der im E-Mail-Text enthalten sein soll.
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SharePoint List als Datenquelle für Serienbriefe
Sofern die Datenquelle für den Versand in einer Liste auf dem Microsoft SharePoint Server gespeichert ist, besteht die Möglichkeit, die Daten mit dem Mail Merge Toolkit abzurufen und für die Erstellung von Serienbriefen zu verwenden. Eine zusätzliche Softwareinstallation auf dem Server durch den SharePoint Manager ist ebenso wenig erforderlich wie die Erlaubnis zum Datenexport nach Microsoft Excel. Die erforderlichen Daten können mittels des Mail Merge Toolkits von der üblichen Stelle abgerufen werden.
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Verwenden Sie das erforderliche E-Mail-Format zum Versand
Versenden Sie Ihre E-Mails direkt aus Microsoft Word in den Formaten PDF, DOCX, HTML, Plain Text und RTF.
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E-Mails unter Verwendung der Technologie „image map“
Versenden Sie personalisierte E-Mails im GIF-Format von Microsoft Publisher. Innerhalb der vorliegenden E-Mails besteht die Möglichkeit, HTML-Links für diverse Bildbereiche zu definieren, wobei die sogenannte Image-Map-Technologie zum Einsatz kommt. Die Versendung von E-Mails im GIF-Format gewährleistet, dass die Inhalte von den Empfängern mit jedem gängigen E-Mail-Programm angezeigt und gelesen werden können.
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Nachverfolgung von E-Mail-Kampagnenergebnissen mit Google Analytics
Die Messung der Performance von E-Mail-Kampagnen stellt eine wesentliche Funktion für den Massenversand dar. Das Mail Merge Toolkit bietet die Möglichkeit, das Tracking von Serien-E-Mails unter Zuhilfenahme von Google Analytics durchzuführen. Die Überwachung der Öffnungsrate von E-Mails erlaubt eine signifikante Optimierung der E-Mail-Marketingstrategie sowie eine effiziente Erreichbarkeit der Kunden.
Das Dialogfenster des Mail Merge Toolkit weist eine hohe Ähnlichkeit mit dem Standardfenster von Microsoft® Office „Seriendruck“ auf (vgl. Abbildung). Auch hier erfolgt die Aufforderung zur Auswahl eines Datenfeldes mit der Empfängeradresse, zur Eingabe des Betreffs und des Formats der Nachricht sowie zur Auswahl etwaiger Anhänge.
Die Erstellung der Seriendokumente mit dem Mail Merge Toolkit erfolgt in ähnlicher Weise wie bei der Standardmethode, allerdings mit erweiterten Optionen und höherer Zuverlässigkeit. Eine falsche Reaktion des Sicherheitssystems wird verhindert, zudem besteht die Möglichkeit, den Versand zu unterbrechen. Die Anzahl der bereits versendeten sowie der noch zu versendenden Nachrichten wird in einem Informationsfenster angezeigt.
Die Nutzung des Mail Merge Toolkits ermöglicht die effektive und professionelle Umsetzung von Massensendungen unter Nutzung der umfassenden Funktionalitäten von Microsoft Office.
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Mail Merge Toolkit wird in zwei Editionen angeboten: Standard und Professional. Wählen Sie die gewünschte Edition anhand der unten angezeigten Liste der Features aus.
| Funktionen | Mail Merge Toolkit | Mail Merge Toolkit PRO |
| Personalisierter E-Mail-Betreff |  |
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| Senden von Anhängen | |
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| Persönliche Anhänge | |
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| Personalisiertes PDF im Anhang |  |
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| Personalisiertes DOCX im Anhang | |
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| Passwort-Schutz für PDF und DOCX + personalisierte DOCX-Anhänge | |
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| Lese- und Zustellungsbestätigungen | |
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| Nachverfolgung von E-Mail-Kampagnenergebnissen mit Google Analytics | |
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| SharePoint-Liste als Datenquelle für die Zusammenführung | |
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| Lieferung in mehreren Chargen | |
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| Senden Sie Serienbriefe im Namen einer anderen Person | |
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| Keine Outlook-Sicherheitsprobleme | |
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| Verzögerung oder Planung der Sendung | |
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| Senden von Nachrichten in HTML | |
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| E-Mail Versand mit Imagemap | |
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| Senden von Nachrichten im RTF-Format | |
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| Senden von Nachrichten im Klartext | |
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