Fragen und Antworten (FAQ) zu Mail Merge Toolkit

Frage: Jedes Mal, wenn ich versuche, einen Serienbrief einer Gruppe im CC zu versenden, scheint es, als ob ich meinem Serienbrief einen zusätzlichen Serienbrief hinzufügen würde. Wissen Sie, ob es einen Weg gibt, dies zu korrigieren?

Antwort: Unsere Software Mail Merge Outlook Toolkit funktioniert folgendermaßen: Je nach Anzahl oder E-Mail-Adressen im Feld „An:“ generiert Mail Merge Toolkit persönliche Nachrichten für jeden einzelnen Empfänger (so viele Nachrichten wie viele Empfänger im Feld „An:“), und legt dann alle diese individuellen Nachrichten in den Outlook-Postausgang. D.h. nur das „An:“-Feld ist für die Generierung einer einzelnen persönlichen Nachricht relevant. D.h., wenn Ihre ursprüngliche „Quell“-Nachricht Adressen im „CC“- oder „BCC“-Feld enthält – jede Nachricht, die für einen einzelnen „An:“-Empfänger generiert wurde, enthält alle diese Adressen in diesen sekundären Feldern, so dass daher eine (blinde) Kopie jeder Nachricht, die an einen einzelnen „An:“-Empfänger gesendet wird, auch an die sekundären Empfänger gesendet wird (angegeben in „CC“ und „BCC“). Wenn Sie also z.B. 100 Empfänger in das Feld „AN:“ eintragen und einen Empfänger in das Feld CC – Erhält Ihr CC-Empfänger 100 Nachrichtenkopien, die an Ihre 100 AN-Empfänger adressiert sind. Dieses Verhalten ist korrekt. Daher empfehlen wir unseren Kunden in der Regel dringend, die Felder „CC“ oder „BCC“ nicht zu verwenden, wenn die Serienbrieffunktion verwendet wird.

Frage: Kann ich mit dem Mail Merge Toolkit individualisierte Anhänge im Seriendruck versenden, so dass jede E-Mail einen anderen Anhang enthält?

Antwort: Ja, Mail Merge Outlook Toolkit wird Ihnen helfen, an Ihre persönlichen Nachrichten einzigartige Anhänge an eindeutige Empfänger anzuhängen (oder auch statische Dateien, wenn Sie diese benötigen). Mit dem Mail Merge Toolkit Add-In können Sie Felder aus verschiedenen Datenbanken, inkl. Excel-Dateien, zusammenführen: Alle Möglichkeiten des originalen Seriendrucks in Word werden von unserem Mail Merge Toolkit unterstützt, da es die Erweiterung der regulären Office Mail Merge Funktion ist. Die Option erscheint im letzten 6. Schritt in Word, als Alternative zur regulären „Elektronischen Post“, wenn Sie Schritt für Schritt dem Assistenten für Serienbriefe folgen und dort einige zusätzliche Funktionen aktivieren. Und Sie können mit diesem Tool personalisierte Anhänge versenden – ein Beispiel für eine solche Verwendung mit der Excel-Basis wird in diesem Tutorial illustriert.

Frage: Gibt es eine Möglichkeit, von einer nicht-Standard E-Mail-Adresse aus zu senden? Ich habe eine Test-E-Mail verschickt, aber es gab keine Möglichkeit, das Feld „Von“ vor dem Senden zu ändern.

Antwort: Unser Mail Merge Toolkit bietet keine Möglichkeit, das Von-Feld zu bearbeiten. Aber wenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, oder wenn Sie mehrere E-Mail-Profile in Ihrem System haben – Mail Merge Toolkit zeigt Profil- oder den Kontenauswahldialog an: Wenn Sie Outlook vor dem Versenden schließen (und Outlook-Kontakte nicht als Datenquelle verwenden), erhalten Sie eine Profilauswahl vor der Kontenauswahl. Sie können es mit einem separaten Account oder auch mit einem separaten Mail-Profil testen. Wenn Sie z.B. über ein POP3-Konto senden – Outlook sendet eine Nachricht mit der Adresse, die in den Einstellungen Ihres POP3-Kontos als Absenderadresse angegeben ist. Wenn Sie mit einer bestimmten Exchange-Funktion senden (Delegiertenzugriff oder „Senden als“ oder „Senden im Namen“) – Ihr Exchange Server analysiert die Daten im Feld Von und verarbeitet sie entsprechend der Berechtigung des Absenders, als der angegebene Benutzer zu senden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Mailserver-Administrator, um weitere Informationen über diese Funktionen zu erhalten.