Fragen und Antworten (FAQ) zu Mail Merge Toolkit

Frage: Jedes Mal, wenn ich versuche, einen Serienbrief einer Gruppe im CC zu versenden, scheint es, als ob ich meinem Serienbrief einen zusätzlichen Serienbrief hinzufügen würde. Wissen Sie, ob es einen Weg gibt, dies zu korrigieren?

Antwort: Unsere Software Mail Merge Outlook Toolkit funktioniert folgendermaßen: Je nach Anzahl oder E-Mail-Adressen im Feld „An:“ generiert Mail Merge Toolkit persönliche Nachrichten für jeden einzelnen Empfänger (so viele Nachrichten wie viele Empfänger im Feld „An:“), und legt dann alle diese individuellen Nachrichten in den Outlook-Postausgang. D.h. nur das „An:“-Feld ist für die Generierung einer einzelnen persönlichen Nachricht relevant. D.h., wenn Ihre ursprüngliche „Quell“-Nachricht Adressen im „CC“- oder „BCC“-Feld enthält – jede Nachricht, die für einen einzelnen „An:“-Empfänger generiert wurde, enthält alle diese Adressen in diesen sekundären Feldern, so dass daher eine (blinde) Kopie jeder Nachricht, die an einen einzelnen „An:“-Empfänger gesendet wird, auch an die sekundären Empfänger gesendet wird (angegeben in „CC“ und „BCC“). Wenn Sie also z.B. 100 Empfänger in das Feld „AN:“ eintragen und einen Empfänger in das Feld CC – Erhält Ihr CC-Empfänger 100 Nachrichtenkopien, die an Ihre 100 AN-Empfänger adressiert sind. Dieses Verhalten ist korrekt. Daher empfehlen wir unseren Kunden in der Regel dringend, die Felder „CC“ oder „BCC“ nicht zu verwenden, wenn die Serienbrieffunktion verwendet wird.

Frage: Kann ich mit dem Mail Merge Toolkit individualisierte Anhänge im Seriendruck versenden, so dass jede E-Mail einen anderen Anhang enthält?

Antwort: Ja, Mail Merge Outlook Toolkit wird Ihnen helfen, an Ihre persönlichen Nachrichten einzigartige Anhänge an eindeutige Empfänger anzuhängen (oder auch statische Dateien, wenn Sie diese benötigen). Mit dem Mail Merge Toolkit Add-In können Sie Felder aus verschiedenen Datenbanken, inkl. Excel-Dateien, zusammenführen: Alle Möglichkeiten des originalen Seriendrucks in Word werden von unserem Mail Merge Toolkit unterstützt, da es die Erweiterung der regulären Office Mail Merge Funktion ist. Die Option erscheint im letzten 6. Schritt in Word, als Alternative zur regulären „Elektronischen Post“, wenn Sie Schritt für Schritt dem Assistenten für Serienbriefe folgen und dort einige zusätzliche Funktionen aktivieren. Und Sie können mit diesem Tool personalisierte Anhänge versenden – ein Beispiel für eine solche Verwendung mit der Excel-Basis wird in diesem Tutorial illustriert.

Frage: Gibt es eine Möglichkeit, von einer nicht-Standard E-Mail-Adresse aus zu senden? Ich habe eine Test-E-Mail verschickt, aber es gab keine Möglichkeit, das Feld „Von“ vor dem Senden zu ändern.

Antwort: Unser Mail Merge Toolkit bietet keine Möglichkeit, das Von-Feld zu bearbeiten. Aber wenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, oder wenn Sie mehrere E-Mail-Profile in Ihrem System haben – Mail Merge Toolkit zeigt Profil- oder den Kontenauswahldialog an: Wenn Sie Outlook vor dem Versenden schließen (und Outlook-Kontakte nicht als Datenquelle verwenden), erhalten Sie eine Profilauswahl vor der Kontenauswahl. Sie können es mit einem separaten Account oder auch mit einem separaten Mail-Profil testen. Wenn Sie z.B. über ein POP3-Konto senden – Outlook sendet eine Nachricht mit der Adresse, die in den Einstellungen Ihres POP3-Kontos als Absenderadresse angegeben ist. Wenn Sie mit einer bestimmten Exchange-Funktion senden (Delegiertenzugriff oder „Senden als“ oder „Senden im Namen“) – Ihr Exchange Server analysiert die Daten im Feld Von und verarbeitet sie entsprechend der Berechtigung des Absenders, als der angegebene Benutzer zu senden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Mailserver-Administrator, um weitere Informationen über diese Funktionen zu erhalten.

Frage: Beim Testversand eines Serienbriefes als PDF Anhang aus Word erhalte ich leider immer wieder folgende Fehlermeldung.

Error:“Ausnahmefehler aufgetreten.“
Description:“Call of (Item) failed: „Ausnahmefehler aufgetreten.“
„Mail Merge Toolkit“
File: UtilsCOM.cpp
Line: 77
Method: Utils::COM::GetDispErrorDescription

Der Versand funktioniert nicht.

Antwort:

  1. Dieser Fehler ist bekannt, wenn Mail Merge Toolkit von Outlook deaktiviert ist, oder kann Outlook-Profil im System nicht erreichen.

Können Sie bitte prüfen, ob die Standardoptionen vom Seriendruck mit diesem Dokument+Datenquelle problemlos funktionieren ? – „E-Mail“ und „Fertig stellen und zusammenführen„.

Wenn dies nicht funktioniert, reparieren Sie bitte Ihre Office-Installation (Outlook und Word):

https://support.office.com/de-de/article/reparieren-einer-office-anwendung-7821d4b6-7c1d-4205-aa0e-a6b40c5bb88b

  1. Wenn die Standardoptionen vom Seriendruck problemlos funktionieren, bitte versuchen Sie, das Add-in in Outlook zu aktivieren:
  1. Unter: Datei-> Optionen-> wählen Sie „Add-Ins„, wählen Sie bitte unten bei «Verwalten» Deaktivierte Elemente aus dem drop-down Menü-> „Gehe zu„.

Es öffnet sich ein kleines Fenster mit den „Deaktivierten Elementen„. Darin wählen Sie das Add-In und klicken auf „Aktivieren„.

  1. Dann gehen Sie zu „COM Add-Ins“ – und aktivieren das Programm dort auch.
  1. Wenn das Programm unter Deaktivierten Elementen nicht erscheint – bitte gehen Sie direkt zu den COM Add-Ins, schalten das Programm aus, dann gehen Sie zurück – und schalten es ein.
  1. Versuchen Sie es bitte auch mit einem neuen Profil:

https://support.office.com/de-de/article/erstellen-eines-outlook-profils-f544c1ba-3352-4b3b-be0b-8d42a540459d?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

  1. Mit dem geschlossenen Outlook werden Sie die Profil-Auswahl anstatt der Konten-Auswahl beim Senden mit Seriendruck, sowie mit Mail Merge Tookit bekommen.
  1. Unsere deutsche Kunden, die das Produkt „Kerio Connect“ verwenden, haben auch von diesem Fehler berichtet. Eines neues Profil mit einer zweiten Email-Adresse hilft.

III. Wir wissen über ein sehr ähnliches Problem mit einem anderen Outlook-Connector (MDaemon), und die Aktivierung der Einstellung „Load PIM/IMAP folders synchronously“ löste das Problem.

  1. Oder installieren Sie  bitte die neueste Version vom Add-In mit dem doppelten Maus-Klick und mit der Standard Auswahl „Nur für mich“:

– schließen Sie Outlook, Word und Publisher, prüfen Sie, ob diese Prozesse nicht mehr in Task Manager unter „Prozesse“ vorhanden sind;

– deinstallieren Sie das Programm durch „Start-> Systemsteurung-> Software„;

– Downloaden Sie die letzte Version vom Programm:

http://www.mailhilfe.de/tools-file-568.zip

speichern Sie die Setup Datei und starten Installation:

1) mit dem doppelten Maus-Klick;

2) mit der Standard Auswahl „Nur für mich“ – im nächsten Schritt wird vielleicht der  Lokal-Administrators Dialog angezeigt.

  1. Wenn das Problem sich wiederholt, bitte aktivieren Sie die Protokolle, so dass wir mehr Details zu diesem Problem finden können: auf „Allgemein“ oder unter Mail Merge Toolkit Hilfe (Nach-Unten-Taste im Word-Menüband)-> Protokollierung-> Detalisationsniveau-> Detaillierte Infos.

Bitte wiederholen Sie den Vorgang bis das Problem wieder auftritt, dann schließen Sie Word und Outlook – und finden Sie bitte alle Dateien mit der Erweiterung „.log“ in:

[%AppData%\Roaming\MAPILab Ltd\Mail Merge Toolkit\] und in den Unterordnern.