Fragen und Antworten (FAQ) zu Mail Merge Toolkit

Frage: Jedes Mal, wenn ich versuche, einen Serienbrief an eine Gruppe im CC zu senden, scheint es, als würde ich einen zusätzlichen Serienbrief an meinen Serienbrief anhängen. Wissen Sie, ob es eine Möglichkeit gibt, dies zu korrigieren?

Antwort: Unsere Software Mail Merge Outlook Toolkit funktioniert wie folgt:
Abhängig von der Anzahl bzw. den E-Mail-Adressen im Feld „An:“ generiert Mail Merge Toolkit persönliche Nachrichten für jeden einzelnen Empfänger (so viele Nachrichten wie Empfänger im Feld „An:“) und legt dann alle diese individuellen Nachrichten im Outlook-Posteingang ab. Das bedeutet, dass nur das Feld „An:“ für die Generierung einer persönlichen Nachricht relevant ist. Das bedeutet, dass, wenn Ihre ursprüngliche „Quell“-Nachricht Adressen im „CC“- oder „BCC“-Feld enthält – jede Nachricht, die für einen einzelnen „An:“-Empfänger generiert wird, alle diese Adressen in diesen sekundären Feldern enthält, so dass eine (blinde) Kopie jeder Nachricht, die an einen einzelnen „An:“-Empfänger gesendet wird, auch an die sekundären Empfänger (angegeben in „CC“ und „BCC“) gesendet wird. Wenn Sie also z.B. 100 Empfänger in das Feld „An:“ und einen Empfänger in das Feld „CC“ eintragen, erhält Ihr CC-Empfänger 100 Kopien der Nachricht, die an Ihre 100 AN-Empfänger adressiert ist. Dieses Verhalten ist korrekt. Wir empfehlen unseren Kunden daher dringend, die Felder „CC“ oder „BCC“ nicht zu verwenden, wenn die Serienbrieffunktion genutzt wird.

Frage: Kann ich mit dem Mail Merge Toolkit individualisierte Anhänge im Seriendruck versenden, so dass jede E-Mail einen anderen Anhang enthält?

Antwort: Ja, Mail Merge Outlook Toolkit wird Ihnen helfen, an Ihre persönlichen Nachrichten einzigartige Anhänge an eindeutige Empfänger anzuhängen (oder auch statische Dateien, wenn Sie diese benötigen). Mit dem Mail Merge Toolkit Add-In können Sie Felder aus verschiedenen Datenbanken, inkl. Excel-Dateien, zusammenführen: Alle Möglichkeiten des originalen Seriendrucks in Word werden von unserem Mail Merge Toolkit unterstützt, da es die Erweiterung der regulären Office Mail Merge Funktion ist. Die Option erscheint im letzten 6. Schritt in Word, als Alternative zur regulären „Elektronischen Post“, wenn Sie Schritt für Schritt dem Assistenten für Serienbriefe folgen und dort einige zusätzliche Funktionen aktivieren. Und Sie können mit diesem Tool personalisierte Anhänge versenden – ein Beispiel für eine solche Verwendung mit der Excel-Basis wird in diesem Tutorial illustriert.

Frage: Gibt es eine Möglichkeit, von einer nicht-Standard E-Mail-Adresse aus zu senden? Ich habe eine Test-E-Mail verschickt, aber es gab keine Möglichkeit, das Feld „Von“ vor dem Senden zu ändern.

Antwort: Unser Mail Merge Toolkit bietet keine Möglichkeit, das Von-Feld zu bearbeiten. Aber wenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, oder wenn Sie mehrere E-Mail-Profile in Ihrem System haben – Mail Merge Toolkit zeigt Profil- oder den Kontenauswahldialog an: Wenn Sie Outlook vor dem Versenden schließen (und Outlook-Kontakte nicht als Datenquelle verwenden), erhalten Sie eine Profilauswahl vor der Kontenauswahl. Sie können es mit einem separaten Account oder auch mit einem separaten Mail-Profil testen. Wenn Sie z.B. über ein POP3-Konto senden – Outlook sendet eine Nachricht mit der Adresse, die in den Einstellungen Ihres POP3-Kontos als Absenderadresse angegeben ist. Wenn Sie mit einer bestimmten Exchange-Funktion senden (Delegiertenzugriff oder „Senden als“ oder „Senden im Namen“) – Ihr Exchange Server analysiert die Daten im Feld Von und verarbeitet sie entsprechend der Berechtigung des Absenders, als der angegebene Benutzer zu senden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Mailserver-Administrator, um weitere Informationen über diese Funktionen zu erhalten.

Frage: Beim Testversand eines Serienbriefes als PDF Anhang aus Word erhalte ich leider immer wieder folgende Fehlermeldung.

Error:“Ausnahmefehler aufgetreten.“
Description:“Call of (Item) failed: „Ausnahmefehler aufgetreten.“
„Mail Merge Toolkit“
File: UtilsCOM.cpp
Line: 77
Method: Utils::COM::GetDispErrorDescription

Der Versand funktioniert nicht.

Antwort:

  1. Dieser Fehler ist bekannt, wenn Mail Merge Toolkit von Outlook deaktiviert ist, oder kann Outlook-Profil im System nicht erreichen.

Können Sie bitte prüfen, ob die Standardoptionen vom Seriendruck mit diesem Dokument+Datenquelle problemlos funktionieren ? – „E-Mail“ und „Fertig stellen und zusammenführen„.

Wenn dies nicht funktioniert, reparieren Sie bitte Ihre Office-Installation (Outlook und Word):

https://support.office.com/de-de/article/reparieren-einer-office-anwendung-7821d4b6-7c1d-4205-aa0e-a6b40c5bb88b

  1. Wenn die Standardoptionen vom Seriendruck problemlos funktionieren, bitte versuchen Sie, das Add-in in Outlook zu aktivieren:
  1. Unter: Datei-> Optionen-> wählen Sie „Add-Ins„, wählen Sie bitte unten bei «Verwalten» Deaktivierte Elemente aus dem drop-down Menü-> „Gehe zu„.

Es öffnet sich ein kleines Fenster mit den „Deaktivierten Elementen„. Darin wählen Sie das Add-In und klicken auf „Aktivieren„.

  1. Dann gehen Sie zu „COM Add-Ins“ – und aktivieren das Programm dort auch.
  1. Wenn das Programm unter Deaktivierten Elementen nicht erscheint – bitte gehen Sie direkt zu den COM Add-Ins, schalten das Programm aus, dann gehen Sie zurück – und schalten es ein.
  1. Versuchen Sie es bitte auch mit einem neuen Profil:

https://support.office.com/de-de/article/erstellen-eines-outlook-profils-f544c1ba-3352-4b3b-be0b-8d42a540459d?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

  1. Mit dem geschlossenen Outlook werden Sie die Profil-Auswahl anstatt der Konten-Auswahl beim Senden mit Seriendruck, sowie mit Mail Merge Tookit bekommen.
  1. Unsere deutsche Kunden, die das Produkt „Kerio Connect“ verwenden, haben auch von diesem Fehler berichtet. Eines neues Profil mit einer zweiten Email-Adresse hilft.

III. Wir wissen über ein sehr ähnliches Problem mit einem anderen Outlook-Connector (MDaemon), und die Aktivierung der Einstellung „Load PIM/IMAP folders synchronously“ löste das Problem.

  1. Oder installieren Sie  bitte die neueste Version vom Add-In mit dem doppelten Maus-Klick und mit der Standard Auswahl „Nur für mich“:

– schließen Sie Outlook, Word und Publisher, prüfen Sie, ob diese Prozesse nicht mehr in Task Manager unter „Prozesse“ vorhanden sind;

– deinstallieren Sie das Programm durch „Start-> Systemsteurung-> Software„;

– Downloaden Sie die letzte Version vom Programm:

http://www.mailhilfe.de/tools-file-568.zip

speichern Sie die Setup Datei und starten Installation:

1) mit dem doppelten Maus-Klick;

2) mit der Standard Auswahl „Nur für mich“ – im nächsten Schritt wird vielleicht der  Lokal-Administrators Dialog angezeigt.

  1. Wenn das Problem sich wiederholt, bitte aktivieren Sie die Protokolle, so dass wir mehr Details zu diesem Problem finden können: auf „Allgemein“ oder unter Mail Merge Toolkit Hilfe (Nach-Unten-Taste im Word-Menüband)-> Protokollierung-> Detalisationsniveau-> Detaillierte Infos.

Bitte wiederholen Sie den Vorgang bis das Problem wieder auftritt, dann schließen Sie Word und Outlook – und finden Sie bitte alle Dateien mit der Erweiterung „.log“ in:

[%AppData%\Roaming\MAPILab Ltd\Mail Merge Toolkit\] und in den Unterordnern.

Was ist neu in Mail Merge Toolkit?

Version 6.0 – erstellt am 16. Januar 2023

  • Jetzt können Sie für die Serien-E-Mails die Exchange-Funktionen Senden Als und Senden im Auftrag von auswählen.
  • Neue Option zum Planen des Sendens von E -Mails für die bestimmte Uhrzeit und Datum.
  • Das Lizenzierungsmodell des Produkts wird geändert: Beginnend ab Version 6.0 wird die abonnementbasierte Lizenzierung angewendet.

Version 5.3 – erstellt am 22. July 2022

  • Neue Möglichkeit zum Senden von Nachrichten mit digitaler Signatur und Verschlüsselung wird hinzugefügt.
  • Kompatibilität mit den aktuellen Versionen und Builds von Office 2021 und Microsoft 365 Apps für Windows.

Version 5.1 – erstellt am 17. Februar 2022

  • Neu: Verzögerungs-/Übermittlungsoptionen werden erweitert: Senden von Nachrichten in Batches per angegebenes Zeitintervall wird unterstützt
  • Neu: Lesebestätigungen und Zustellungsbestätigung werden zu Verlaufoptionen hinzugefügt
  • Der Bericht wird durch neue Spalten ergänzt
  • Sicherheitszertifikat wurde aktualisiert

Version 5.0.1 – erstellt am 1. November 2021

Unterstützung von Microsoft Office 2021 und Windows 11 wurde hinzugefügt.

Version 5.0 – veröffentlicht am 26. Mai 2021

  • Neu: PDF-Anhänge, die mit dem entsprechenden Nachrichtenformat erzeugt wurden, können jetzt mit einem Passwort geschützt werden. Nur in der PRO-Edition verfügbar.
  • Neu: Nachrichtenformat „DOCX Attachment“ hinzugefügt, sowie Passwortschutz/Verschlüsselung für DOCX-Anhänge. Nur in der PRO-Edition verfügbar.
  • Der endgültige gesendete Bericht kann jetzt angepasst werden: Es besteht die Möglichkeit, Spalten und verschiedene andere Parameter für die Nachrichtenerstellung hinzuzufügen. Nur in der PRO-Edition verfügbar.
  •  Zahlreiche Verbesserungen im Optionsdialog:
    – Option zum Speichern von Einstellungen und Auswahlen für die nächste Verwendung, Option zum Speichern von Einstellungen und Auswahlen für die nächste Verwendung,
    – Option zur Verwendung von Anhangstext als Nachrichtentext,
    – Tageszähler für die Probezeit.

Version 4.3.1 – erstellt am 7. Dezember 2020

  • Neu: Die Benennungsfunktionen für die persönlisierten Anhänge wurden
  • Verbessert: die Verwendung eines optionalen Namens und mehrerer Seriendruckfelder ist möglich.

Version 4.3 – erstellt am 24. Januar 2020

  • Neu: Unterstützung der Ausschlussliste wurde hinzugefügt: Nachrichten werden nicht an diese Empfänger gesendet, auch wenn die Adressen in der Hauptempfängerliste oder Datenquelle vorhanden sind.
  • Neu: Die Option zum Erstellen des detaillierten Berichts für die generierten Nachrichten wurde hinzugefügt.
  • Behoben: Problem mit fehlenden Leerzeichen in den Anhangsnamen, die aus dem Datendateifeld stammen.

Version 4.2 – erstellt am 5. September 2019

  • Neu: Die Option „Kopien der erzeugten Dateien im Ordner speichern“ ist nun auch für RTF- und HTML/MHT-Anhänge verfügbar.
  • Neu: Es wurde die Möglichkeit hinzugefügt, Produktprotokolle an das MAPILab Support Team zu senden.
  • Behoben: Beim Nachrichtenformat „PDF/RTF/HTML Attachment“ konnte ein Fehler auftreten, wenn der Nachrichtentext leer gehalten wurde.
  • Behoben: In der Option „Kopien der erzeugten PDF-Dateien im Ordner speichern“ wird ein Problem mit dem falschen Dateinamensformat behoben, wenn als Dateiname ein Datenquellenfeld ausgewählt wird.

Version 3.0 – erstellt am 22. Februar 2018

  • Der Mechanismus des Erstellens von personalisierten PDF-Dokumenten wurde aktualisiert.
  • Neu: die Microsoft SharePoint-Listen werden jetzt als Datenquelle in Seriendruck unterstützt.
  • Die Professionelle Version des Produkts wurde veröffentlicht.

Version 2.12.3.3 – erstellt am 18. August 2017

  • Beseitigt: das Problem mit dem Hinzufügen vom Menü des Add-Ins in der Registerkarte des Menübands „Sendungen“ in Publisher und Word, das in wenigen Fällen in Microsoft Office 2013-2016 bekannt war.
  • Beseitigt: der Fehler „Invalid registry data type“, der war seit kurzem beim Installieren von aktuellen Updates über die früher installierte Version 2.6 oder eher, bekannt.

Version 2.12.1.0 — erstellt am 17 May 2017

  • Mechanismus der Installation und Bereitstellung wurde für die Produkte der Microsoft Office Familie verbessert:
    • Diagnose der aktuellen Konfiguration von Microsoft Office wurde hinzugefügt;
    • Diagnose der Integration des Add-Ins in Microsoft Word, Outlook und Publisher wurde hinzugefügt und auch;
    • der Problembehandlungsmechanismus beim Deaktivieren vom Add-In in einer der Microsoft Office Komponeten wurde hinzugefügt.
  • Die vom Programm generierte Protokolle enthalten jetzt mehr Details, um die Diagnose und Problembehandlung zu vereinfachen.

Version 2.12.0.4 — erstellt am 10 Februar 2017

  • Die Funktion zur Unterdrückung von Warnmeldungen vom Sicherheitssystem Outlook, beim Versuch, ein Element aufzurufen wurde erneuert. Solche Meldungen erschienen in einigen Sprachsystemen nach Installation der aktualisierten Daten für Outlook 2016.

Version 2.12.0.3 — erstellt am 30 Januar 2017

  • Die Funktionen des Programms für die Arbeit mit großen Verteilerlisten bei der Operativspeicherauslastung wurden aktualisiert.

Version 2.12 — erstellt am 12 Oktober 2016

  • Neue Möglichkeit: der Dokumentname kann als der Name der angelegten Datei mit dem Nachrichtentext genutzt werden, wenn „HTML-“, „RTF-“, oder „PDF-Anlage“ als Nachrichtenformat ausgewählt wird.
  • Der Fehler, der beim Schlissen von Publikation in Publisher in einigen Konfigurationen erschien, wurde behoben.

Version 2.11 — erstellt am 4. July 2016

  • Neu: Detalisationsniveau der Protokollierung wurde hinzugefügt: Mail Merge Toolkit Hilfe (Nach-Unten-Taste)-> Protokollierung.
  • Neu: die neue Aktion für die Nachrichten mit den Anlagen wurde hinzugefügt: wenn die Datei unerreichbar ist, kann man diese Nachrichten aus der Sendung ausschlißen. Weitere Aktionen sind in der Auswahl erreichbar: Überspringen für diese Nachricht; Überspringen für alle Nachrichten; Seriendruck beenden.
  • Das Problem mit der Ermittlung der Eintragsanzahl in der Datenquelle beim Benutzen von Spezialfiltern wurde behoben.

Version 2.10 — erstellt am 22. März 2016

  • Beim Auswählen von Modi: „als HTML/RTF/PDF-Anlage“ zum Versand des Hauptdokumentes, wird jetzt Grafik im generierten HTML-Nachrichtenkörper unterstüzt.

Mail Merge Toolkit so starten Sie!

Arbeiten mit Mail Merge Toolkit

Nach der Installation ist das Programm sofort einsatzbereit und kann in Microsoft Word, Microsoft Publisher und Microsoft Outlook verwendet werden. Das Add-In erfordert keine weiteren Einstellungen.

Erstellen oder öffnen Sie ein Seriendruck-Dokument. Wie das geht, erfahren Sie in der Hilfe von Microsoft Word oder Microsoft Publisher. Auf der Website von Microsoft finden Sie Tutorials zur Erstellung von Serienbriefen in PowerPoint und WebShow.

Als Beispiel sehen wir uns die Serienbrieferstellung in MS Word an. In MS Publisher sind diese Schritte bis auf wenige Abweichungen identisch. In Microsoft Outlook wird Microsoft Word für die Serienbrieferstellung verwendet.

Um mit dem Vorgang anzufangen, wählen Sie im Menü Extras den Punkt Briefe und Sendungen und weiter Serienbrieferstellung….

Menü „Briefe und Sendungen“

Brief erstellen

Briefe und Sendungen

Das Fenster Seriendruck wird geöffnet, in dem Sie das Dokument erstellen können. Im ersten Schritt müssen Sie den Dokumenttyp auswählen. Für den E-Mail-Versand wählen Sie E-Mail-Nachricht. Im zweiten Schritt müssen Sie das Dokument auswählen, das für den Versand verwendet werden soll. Im dritten Schritt legen Sie die Quelle für die Empfängeradressen fest.

Serienbrieferstellung

Serienbrief

Serienbrieferstellung

In zwei weiteren Schritten erfahren Sie, wie Sie bearbeitbare Datenfelder in das Dokument einfügen können. So können Sie z.B. ganz einfach die Begrüßungszeile erstellen oder das Adressfeld und andere Datenfelder einfügen. Im nächsten Schritt können Sie das Ergebnis überprüfen. Jetzt ist alles fertig zum Versenden.

Serienbrieferstellung

Serienbriefe mit Office

Serienbrieferstellung

In MS Word haben Sie jetzt zwei Auswahlmöglichkeiten:

  • E-Mail-Versand
  • Mail Merge Toolkit.

Wählen Sie hier Mail Merge Toolkit, und es erscheint ein Dialogfenster zur abschließenden Einstellung und Start des Versands.

Mail Merge Toolkit (Seriendruck in to E-mail)

Seriendruck

Mail Merge Toolkit (Seriendruck in to E-mail)
  • Das Feld An muss den Namen des Datenfeldes mit den E-Mail-Adressen der Empfänger enthalten. Wählen Sie dazu das entsprechende Feld aus dem Dropdown-Menü aus. Im Beispiel in der Abbildung heißt dieses Datenfeld „E-Mail“.
  • In der Betreffzeile schreiben Sie einen Text, der im Betreff jedes Briefes enthalten sein wird, wobei Sie hier die veränderbaren Datenfelder einfügen können. Zum Beispiel kann dieses Feld eine Zeile wie Sehr geehrter Herr Maier enthalten. Geben Sie dazu die Anrede ein, setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Name eingefügt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche neben der Eingabezeile. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das entsprechende Datenfeld mit dem Nachnamen auswählen können. In der Eingabezeile erscheint hinter der Begrüßung der Ausdruck FIELD „Firstname“. Dieser Ausdruck wird beim Versand durch die Namen der Empfänger ersetzt.
  • Bei Bedarf können Sie im Feld Datei einfügen einen Pfad zur Datei (oder zur mehreren Dateien) eingeben, die zur jedem Brief eingefüeinen Pfad zur Datei (oder zur mehreren Dateien) eingeben, die zur jedem Brief eingefügt wird.
  • Im Format-Feld wählen Sie das Format der E-Mails.
  • Im Bereich Datensatzauswahl wählen Sie aus, an welche Empfänger die E-Mails verschickt werden sollen.
  • Wählen Sie, ob gesendete E-Mails im Ordner Gesendete Objekte gespeichert werden sollen.

Jetzt klicken Sie auf OK um den Versand zu starten. Im Dialogfenster können Sie beobachten, wie der Versand verläuft.

Vorbereitung der Nachrichten zum Versand

Versand

Vorbereitung der Nachrichten zum Versand

Die erste Zeile zeigt die Gesamtzahl der Einträge in der Datenbank an. Die zweite Zeile zeigt an, wie viele davon noch versendet werden müssen. Die dritte Zeile zeigt an, wie viele Einträge für den Versand vorbereitet sind, und die letzte Zeile zeigt an, wie viele Einträge bei der Vorbereitung ausgelassen wurden.

Zuallerletzt öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Senden/Empfangen.