Fragen und Antworten (FAQ) zu Mail Merge Toolkit

Frage: Jedes Mal, wenn ich versuche, einen Serienbrief einer Gruppe im CC zu versenden, scheint es, als ob ich meinem Serienbrief einen zusätzlichen Serienbrief hinzufügen würde. Wissen Sie, ob es einen Weg gibt, dies zu korrigieren?

Antwort: Unsere Software Mail Merge Outlook Toolkit funktioniert folgendermaßen: Je nach Anzahl oder E-Mail-Adressen im Feld „An:“ generiert Mail Merge Toolkit persönliche Nachrichten für jeden einzelnen Empfänger (so viele Nachrichten wie viele Empfänger im Feld „An:“), und legt dann alle diese individuellen Nachrichten in den Outlook-Postausgang. D.h. nur das „An:“-Feld ist für die Generierung einer einzelnen persönlichen Nachricht relevant. D.h., wenn Ihre ursprüngliche „Quell“-Nachricht Adressen im „CC“- oder „BCC“-Feld enthält – jede Nachricht, die für einen einzelnen „An:“-Empfänger generiert wurde, enthält alle diese Adressen in diesen sekundären Feldern, so dass daher eine (blinde) Kopie jeder Nachricht, die an einen einzelnen „An:“-Empfänger gesendet wird, auch an die sekundären Empfänger gesendet wird (angegeben in „CC“ und „BCC“). Wenn Sie also z.B. 100 Empfänger in das Feld „AN:“ eintragen und einen Empfänger in das Feld CC – Erhält Ihr CC-Empfänger 100 Nachrichtenkopien, die an Ihre 100 AN-Empfänger adressiert sind. Dieses Verhalten ist korrekt. Daher empfehlen wir unseren Kunden in der Regel dringend, die Felder „CC“ oder „BCC“ nicht zu verwenden, wenn die Serienbrieffunktion verwendet wird.

Frage: Kann ich mit dem Mail Merge Toolkit individualisierte Anhänge im Seriendruck versenden, so dass jede E-Mail einen anderen Anhang enthält?

Antwort: Ja, Mail Merge Outlook Toolkit wird Ihnen helfen, an Ihre persönlichen Nachrichten einzigartige Anhänge an eindeutige Empfänger anzuhängen (oder auch statische Dateien, wenn Sie diese benötigen). Mit dem Mail Merge Toolkit Add-In können Sie Felder aus verschiedenen Datenbanken, inkl. Excel-Dateien, zusammenführen: Alle Möglichkeiten des originalen Seriendrucks in Word werden von unserem Mail Merge Toolkit unterstützt, da es die Erweiterung der regulären Office Mail Merge Funktion ist. Die Option erscheint im letzten 6. Schritt in Word, als Alternative zur regulären „Elektronischen Post“, wenn Sie Schritt für Schritt dem Assistenten für Serienbriefe folgen und dort einige zusätzliche Funktionen aktivieren. Und Sie können mit diesem Tool personalisierte Anhänge versenden – ein Beispiel für eine solche Verwendung mit der Excel-Basis wird in diesem Tutorial illustriert.

Frage: Gibt es eine Möglichkeit, von einer nicht-Standard E-Mail-Adresse aus zu senden? Ich habe eine Test-E-Mail verschickt, aber es gab keine Möglichkeit, das Feld „Von“ vor dem Senden zu ändern.

Antwort: Unser Mail Merge Toolkit bietet keine Möglichkeit, das Von-Feld zu bearbeiten. Aber wenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, oder wenn Sie mehrere E-Mail-Profile in Ihrem System haben – Mail Merge Toolkit zeigt Profil- oder den Kontenauswahldialog an: Wenn Sie Outlook vor dem Versenden schließen (und Outlook-Kontakte nicht als Datenquelle verwenden), erhalten Sie eine Profilauswahl vor der Kontenauswahl. Sie können es mit einem separaten Account oder auch mit einem separaten Mail-Profil testen. Wenn Sie z.B. über ein POP3-Konto senden – Outlook sendet eine Nachricht mit der Adresse, die in den Einstellungen Ihres POP3-Kontos als Absenderadresse angegeben ist. Wenn Sie mit einer bestimmten Exchange-Funktion senden (Delegiertenzugriff oder „Senden als“ oder „Senden im Namen“) – Ihr Exchange Server analysiert die Daten im Feld Von und verarbeitet sie entsprechend der Berechtigung des Absenders, als der angegebene Benutzer zu senden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Mailserver-Administrator, um weitere Informationen über diese Funktionen zu erhalten.

 

Was ist neu in Mail Merge Toolkit?

Version 3.0 – erstellt am 22. Februar 2018

  • Der Mechanismus des Erstellens von personalisierten PDF-Dokumenten wurde aktualisiert.
  • Neu: die Microsoft SharePoint-Listen werden jetzt als Datenquelle in Seriendruck unterstützt.
  • Die Professionelle Version des Produkts wurde veröffentlicht.

Version 2.12.3.3 – erstellt am 18. August 2017

  • Beseitigt: das Problem mit dem Hinzufügen vom Menü des Add-Ins in der Registerkarte des Menübands „Sendungen“ in Publisher und Word, das in wenigen Fällen in Microsoft Office 2013-2016 bekannt war.
  • Beseitigt: der Fehler „Invalid registry data type“, der war seit kurzem beim Installieren von aktuellen Updates über die früher installierte Version 2.6 oder eher, bekannt.

Version 2.12.1.0 — erstellt am 17 May 2017

  • Mechanismus der Installation und Bereitstellung wurde für die Produkte der Microsoft Office Familie verbessert:
    • Diagnose der aktuellen Konfiguration von Microsoft Office wurde hinzugefügt;
    • Diagnose der Integration des Add-Ins in Microsoft Word, Outlook und Publisher wurde hinzugefügt und auch;
    • der Problembehandlungsmechanismus beim Deaktivieren vom Add-In in einer der Microsoft Office Komponeten wurde hinzugefügt.
  • Die vom Programm generierte Protokolle enthalten jetzt mehr Details, um die Diagnose und Problembehandlung zu vereinfachen.

Version 2.12.0.4 — erstellt am 10 Februar 2017

  • Die Funktion zur Unterdrückung von Warnmeldungen vom Sicherheitssystem Outlook, beim Versuch, ein Element aufzurufen wurde erneuert. Solche Meldungen erschienen in einigen Sprachsystemen nach Installation der aktualisierten Daten für Outlook 2016.

Version 2.12.0.3 — erstellt am 30 Januar 2017

  • Die Funktionen des Programms für die Arbeit mit großen Verteilerlisten bei der Operativspeicherauslastung wurden aktualisiert.

Version 2.12 — erstellt am 12 Oktober 2016

  • Neue Möglichkeit: der Dokumentname kann als der Name der angelegten Datei mit dem Nachrichtentext genutzt werden, wenn „HTML-“, „RTF-“, oder „PDF-Anlage“ als Nachrichtenformat ausgewählt wird.
  • Der Fehler, der beim Schlissen von Publikation in Publisher in einigen Konfigurationen erschien, wurde behoben.

Version 2.11 — erstellt am 4. July 2016

  • Neu: Detalisationsniveau der Protokollierung wurde hinzugefügt: Mail Merge Toolkit Hilfe (Nach-Unten-Taste)-> Protokollierung.
  • Neu: die neue Aktion für die Nachrichten mit den Anlagen wurde hinzugefügt: wenn die Datei unerreichbar ist, kann man diese Nachrichten aus der Sendung ausschlißen. Weitere Aktionen sind in der Auswahl erreichbar: Überspringen für diese Nachricht; Überspringen für alle Nachrichten; Seriendruck beenden.
  • Das Problem mit der Ermittlung der Eintragsanzahl in der Datenquelle beim Benutzen von Spezialfiltern wurde behoben.

Version 2.10 — erstellt am 22. März 2016

  • Beim Auswählen von Modi: „als HTML/RTF/PDF-Anlage“ zum Versand des Hauptdokumentes, wird jetzt Grafik im generierten HTML-Nachrichtenkörper unterstüzt.

Mail Merge Toolkit so starten Sie!

Arbeiten mit Mail Merge Toolkit

Nach der Installation, ist das Programm sofort betriebsbereit und kann in  Microsoft Word, Microsoft Publisher und Microsoft Outlook genutzt werden. Das Add-In benötigt keine zusätzlichen Einstellungen.

Erstellen oder öffnen Sie ein Seriendruckdokument. Wie Sie das machen, können Sie in den Hilfssystemen von Microsoft Word oder Microsoft Publisher nachlesen. Auf der Website von Microsoft können Sie Lerntouren zur Serienbrieferstellung in PowerPoint und WebShow finden.

Als Beispiel sehen wir uns die Serienbrieferstellung in MS Word. Im MS Publisher sind diese Schritte gleich, bis auf einige Abweichungen. In Microsoft Outlook wird zur Serienbrieferstellung Microsoft Word genutzt.

Um mit dem Vorgang anzufangen, wählen Sie im Menü Extras den Punkt Briefe und Sendungen und weiter Serienbrieferstellung….

Menü „Briefe und Sendungen“

Brief erstellen

Briefe und Sendungen

Jetzt wird das Fenster Seriendruck geöffnet, mit dessen Hilfe Sie das Dokument erstellen können. Im ersten Schritt müssen Sie den Dokumententyp auswählen. Für den E-Mail-Versand wählen Sie bitte E-Mail-Nachricht. Weiter müssen Sie das Dokument auswählen, das zum Versand verwendet wird. Im dritten Schritt bestimmen Sie die Quelle für die Empfängeradressen.

Serienbrieferstellung

Serienbrief

Serienbrieferstellung

In weiteren zwei Schritten erfahren Sie, wie Sie veränderbare Datenfelder in das Dokument einfügen. Zum Beispiel können Sie ganz einfach die Begrüßungszeile erstellen, oder das Adressenfeld und sonstige Datenfelder einfügen. Im nächsten Schritt können Sie das Ergebnis kontrollieren. Jetzt ist alles fertig zum Versand.

Serienbrieferstellung

Serienbriefe mit Office

Serienbrieferstellung

In MS Word haben Sie jetzt zwei Auswahlmöglichkeiten:

  • E-Mail-Versand
  • Mail Merge Toolkit.

Wählen Sie hier Mail Merge Toolkit, und es erscheint ein Dialogfenster zur abschließenden Einstellung und Start des Versands.

Mail Merge Toolkit (Seriendruck in to E-mail)

Seriendruck

Mail Merge Toolkit (Seriendruck in to E-mail)

 

  • Das An-Feld muss den Namen des Datenfeldes mit E-Mail-Adressen der Empfänger enthalten. Dazu wählen Sie im Scrollmenü das entsprechende Feld aus. Im Beispiel auf der Abbildung heißt dieses Datenfeld „E-Mail“..
  • In der Betreffzeile schreiben Sie einen Text, der im Betreff jedes Briefes enthalten sein wird, dabei können Sie hier die veränderbaren Datenfelder einfügen. Zum Beispiel kann dieses Feld eine Zeile, wie etwa Sehr geehrter Herr Maier enthalten . Dazu geben Sie die Begrüßung ein, stellen Sie den Cursor an die Stelle, an die der Name eingefügt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche neben der Eingabezeile. Jetzt erscheint ein Dialogfenster in dem Sie das entsprechende Datenfeld mit Nachnamen auswählen können. In der Eingabezeile erscheint hinter der Begrüßung der Ausdruck FIELD“Firstname“. Dieser Ausdruck wird beim Versand durch die Namen der Empfänger ersetzt.
  • Bei Bedarf können Sie im Feld Datei einfügen einen Pfad zur Datei (oder zur mehreren Dateien) eingeben, die zur jedem Brief eingefüeinen Pfad zur Datei (oder zur mehreren Dateien) eingeben, die zur jedem Brief eingefügt wird.
  • Im Format-Feld wählen Sie das Format der E-Mails.
  • Im Bereich Datensatzauswahl wählen Sie aus, an welche Empfänger die E-Mails verschickt werden sollen.
  • Weiter wählen Sie, ob die gesendeten E-Mails in den Ordner Gesendete Objekte gespeichert werden sollen.

Jetzt klicken Sie auf OK um den Versand zu starten. Im Dialogfenster können Sie beobachten, wie der Versand verläuft.

Vorbereitung der Nachrichten zum Versand

Versand

Vorbereitung der Nachrichten zum Versand

Die erste Zeile gibt an, wie viele Einträge insgesamt in der Datenbank vorhanden sind. In der zweiten Zeile sehen Sie, wie viele davon versendet werden müssen. Dritte Zeile zeigt an, wie viele Einträge zum Versand vorbereitet sind, und in der letzten Zeile sehen Sie, wie viele Einträge bei der Vorbereitung ausgelassen wurden.

Zuallerletzt öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Senden/Empfangen.